Hai đơn vị nhận cùng một yêu cầu “làm website giới thiệu công ty” có thể báo giá chênh nhau rất xa. Lý do thường không nằm ở chuyện ai đắt, ai rẻ, mà ở chỗ mỗi bên tự đoán phạm vi theo cách riêng. Một bản brief thiết kế website rõ ràng đặt mọi đơn vị lên cùng một mặt bằng, đồng thời giữ dự án bám đúng mục tiêu ngay từ đầu.
Bài viết tổng hợp 15 thông tin nên chuẩn bị trước khi làm web, chia thành 6 nhóm, kèm bảng mẫu điền sẵn để bạn sửa lại theo doanh nghiệp của mình.
Điểm chính
- Brief là tài liệu doanh nghiệp tự soạn để mô tả mục tiêu, phạm vi và điều kiện dự án; đây là đầu vào cho báo giá và hợp đồng.
- 15 thông tin cốt lõi gom thành 6 nhóm: mục tiêu, thị trường, cấu trúc – tính năng, nội dung – thương hiệu, kỹ thuật – SEO, ngân sách – tiến độ.
- Brief tốt nói rõ cả việc cần làm lẫn việc không cần, chia tính năng theo mức ưu tiên và nêu khoảng ngân sách thật.
- Gửi cùng một brief cho các đơn vị để so sánh báo giá công bằng.
Brief thiết kế website là gì và vì sao cần viết trước khi hỏi giá?
Brief là bản mô tả ngắn trả lời bốn câu hỏi: website làm cho ai, để đạt điều gì, cần những trang và chức năng nào, trong ngân sách và thời gian bao nhiêu. Doanh nghiệp là người viết, vì chỉ doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng và bài toán kinh doanh của mình.
Brief khác hợp đồng. Brief nêu mong muốn và bối cảnh; sau khi trao đổi, agency chuyển nó thành phạm vi công việc và báo giá, rồi mới đến hợp đồng. Brief càng cụ thể, khoảng cách giữa điều bạn hình dung và điều được làm ra càng nhỏ.
Lợi ích thấy ngay: báo giá sát hơn, ít hạng mục phát sinh, buổi tư vấn đi thẳng vào giải pháp thay vì mất thời gian hỏi lại thông tin cơ bản.
15 thông tin cần có trong brief thiết kế website
Không cần trả lời hoàn hảo mọi mục. Chỗ nào chưa chắc, hãy ghi “chưa rõ, cần tư vấn” thay vì bỏ trống, để agency biết cần hỏi thêm điều gì.
Nhóm 1: Doanh nghiệp và mục tiêu
- 1. Doanh nghiệp và đầu mối dự án: lĩnh vực, quy mô, khu vực phục vụ; ai có quyền quyết định, ai theo dõi hằng ngày.
- 2. Mục tiêu và cách đo: thu khách hàng tiềm năng, bán hàng online, tuyển dụng hay xây thương hiệu. Hãy viết thành chỉ số đo được, ví dụ số yêu cầu báo giá mỗi tháng.
- 3. Khách hàng mục tiêu: họ là ai, tìm kiếm thế nào, băn khoăn gì trước khi mua. Mục này quyết định giọng văn và thứ tự thông tin trên trang.
Nhóm 2: Sản phẩm và thị trường
- 4. Sản phẩm, dịch vụ và lợi thế: nhóm sản phẩm chủ lực, điểm khác biệt chứng minh được như năng lực sản xuất, chính sách bảo hành, chứng nhận.
- 5. Đối thủ và website tham khảo: vài website bạn thích hoặc không thích, kèm lý do cụ thể: bố cục, màu sắc, cách trình bày sản phẩm hay luồng đặt hàng.
Nhóm 3: Cấu trúc và tính năng
- 6. Sitemap dự kiến: danh sách trang cần có. Nếu chưa hình dung được, tham khảo bài website doanh nghiệp cần những trang nào.
- 7. Tính năng: form liên hệ, đặt lịch, giỏ hàng, thanh toán online, đa ngôn ngữ, tìm kiếm, tài khoản thành viên. Ghi rõ mức ưu tiên: phải có, nên có, để giai đoạn sau.
- 8. Tích hợp: phần mềm bán hàng, CRM, cổng thanh toán, đơn vị vận chuyển, Zalo OA, email marketing, công cụ đo lường. Đây là phần dễ làm báo giá chênh lệch nếu không nêu từ đầu.
Nhóm 4: Nội dung và thương hiệu
- 9. Nội dung sẵn có: bài giới thiệu, mô tả sản phẩm, ảnh, video, số lượng sản phẩm cần nhập; ai viết phần còn thiếu.
- 10. Nhận diện thương hiệu: logo dạng vector, mã màu, font chữ, bộ hướng dẫn nhận diện nếu có.
- 11. Phong cách thiết kế: vài tính từ mô tả cảm giác mong muốn như tối giản, sang trọng, trẻ trung, kỹ thuật.
Nhóm 5: Kỹ thuật và SEO
- 12. Tên miền, hosting, website hiện tại: tên miền đứng tên ai, hosting hết hạn khi nào, website cũ có trang nào đang mang khách từ Google. Nếu làm mới website đang chạy, hãy nêu rõ yêu cầu giữ thứ hạng như khi dùng dịch vụ thiết kế lại website.
- 13. Yêu cầu SEO: từ khóa chính, cấu trúc đường dẫn, chuyển hướng URL cũ, tốc độ, schema, cài sẵn Google Search Console và GA4. Bộ tiêu chí đầy đủ có tại bài thiết kế website chuẩn SEO; nguyên tắc đặt URL xem thêm hướng dẫn cấu trúc URL của Google.
Nhóm 6: Ngân sách và tiến độ
- 14. Ngân sách và mức ưu tiên: nêu một khoảng ngân sách thật và hạng mục muốn dồn tiền nhất. Mặt bằng chi phí theo hạng mục có trong báo giá thiết kế website.
- 15. Timeline, người duyệt và vận hành: ngày cần ra mắt và lý do, ai duyệt, bao lâu phản hồi, ai cập nhật nội dung sau bàn giao.
Mẫu brief website điền sẵn: bảng tham khảo
Bảng dưới là ví dụ minh họa cho một doanh nghiệp giả định kinh doanh nội thất văn phòng tại Hà Nội. Hãy giữ cấu trúc và thay nội dung bằng thông tin của bạn.
| Mục | Ví dụ điền |
|---|---|
| 1. Doanh nghiệp, đầu mối | Nội thất văn phòng, khoảng 25 nhân sự; giám đốc duyệt, trưởng marketing theo dõi |
| 2. Mục tiêu, chỉ số | Tăng yêu cầu báo giá dự án; chỉ số theo dõi là số form báo giá mỗi tháng |
| 3. Khách hàng | Phòng hành chính các công ty vừa và nhỏ, cần báo giá nhanh, lo tiến độ thi công |
| 4. Sản phẩm, lợi thế | Bàn ghế, vách ngăn, thi công trọn gói; có xưởng riêng, bảo hành theo hợp đồng |
| 5. Website tham khảo | Hai website trong ngành (thích phần dự án), một website thương mại (thích bộ lọc) |
| 6. Sitemap | Trang chủ, giới thiệu, danh mục sản phẩm, dự án, báo giá, blog, liên hệ |
| 7. Tính năng | Phải có: form báo giá, nút gọi, chat Zalo. Để sau: giỏ hàng |
| 8. Tích hợp | Form gửi về email và CRM đang dùng; gắn GA4 |
| 9. Nội dung | Có ảnh các dự án đã làm, catalogue PDF; cần viết lại mô tả sản phẩm |
| 10. Nhận diện | Có logo vector, hai màu chủ đạo, chưa có guideline |
| 11. Phong cách | Hiện đại, tối giản, nhiều ảnh công trình thực tế |
| 12. Tên miền, hosting | Tên miền đứng tên công ty; website cũ có trang dự án đang có khách từ Google |
| 13. SEO | Giữ URL hoặc chuyển hướng 301 trang cũ; từ khóa theo nhóm sản phẩm + Hà Nội |
| 14. Ngân sách | Một khoảng cụ thể “từ X đến Y triệu”, ưu tiên phần trình bày dự án |
| 15. Timeline, vận hành | Ra mắt trước hội chợ đầu năm; marketing tự cập nhật dự án, cần buổi hướng dẫn |
Chỉ cần điền mỗi ô một đến hai câu là agency đã có đủ dữ liệu để đặt câu hỏi đúng. Phần đính kèm nên có logo, catalogue và ảnh chụp những website tham khảo.
Brief rõ ràng và brief sơ sài: 6 lỗi khiến agency hiểu sai
- Mục tiêu chung chung. “Website đẹp, chuyên nghiệp” không giúp ai ra quyết định thiết kế. Hãy viết website phải tạo ra kết quả gì.
- Gửi link tham khảo không kèm lý do. Agency không biết bạn thích màu sắc, bố cục hay cách kể chuyện của website đó.
- Muốn mọi tính năng ngay từ đầu. Không chia ưu tiên khiến báo giá phình to và dự án kéo dài.
- Giấu ngân sách. Thiếu khoảng ngân sách, mỗi đơn vị đề xuất một giải pháp khác hẳn nhau, rất khó so sánh.
- Quên hiện trạng. Không nói website cũ đang có lượt truy cập, dự án mới có thể xóa mất những trang đang mang khách.
- Không nói ai duyệt. Nhiều người góp ý mà không ai chốt là nguyên nhân chậm tiến độ rất hay gặp.
Nếu mục tiêu chỉ là một chiến dịch ngắn hạn như ra mắt sản phẩm hay thu đăng ký sự kiện, brief có thể gọn hơn nhiều; khi đó một trang thiết kế landing page có thể phù hợp hơn một website đầy đủ.
Sau brief: từ báo giá đến hợp đồng và nghiệm thu
Brief là đầu vào, không phải điểm kết thúc. Sau khi nhận brief, agency nên phản hồi bằng câu hỏi làm rõ, đề xuất phạm vi và báo giá theo hạng mục. Đây là bước mở đầu trong quy trình thiết kế website chuyên nghiệp.
Khi đã thống nhất, nội dung brief nên được chuyển thành phụ lục phạm vi công việc. Những điều khoản cần có được phân tích trong bài hợp đồng thiết kế website. Cuối dự án, brief lại là căn cứ đối chiếu khi bạn dùng checklist nghiệm thu website: website có đủ trang, đủ tính năng và phục vụ đúng mục tiêu đã nêu hay không.
Mẹo nhỏ: lưu brief thành tệp có ghi ngày phiên bản. Mỗi lần đổi yêu cầu, cập nhật tệp và gửi lại, tránh tình trạng mỗi bên giữ một phiên bản khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Brief thiết kế website nên dài bao nhiêu?
Thường vài trang là đủ. Điều quan trọng là trả lời được 15 mục ở trên, không phải độ dài; có thể đính kèm sitemap, ảnh chụp website tham khảo, catalogue.
Chưa biết cần tính năng gì thì viết brief thế nào?
Hãy mô tả việc khách hàng cần làm trên website, ví dụ “xem dự án rồi gửi yêu cầu báo giá”. Từ mô tả đó, agency sẽ đề xuất tính năng phù hợp.
Có nên nêu ngân sách trong brief?
Nên. Một khoảng ngân sách giúp agency đề xuất giải pháp khả thi thay vì đoán. Bạn vẫn có thể yêu cầu báo giá chi tiết theo hạng mục để kiểm tra.
Mẫu brief website có dùng được cho mọi ngành?
Khung 15 mục dùng được cho phần lớn website doanh nghiệp. Website bán hàng, đặt lịch hay đa ngôn ngữ cần thêm chi tiết ở mục tính năng và tích hợp.
Agency có giúp viết brief không?
Nhiều agency có bảng câu hỏi hoặc buổi khảo sát để cùng hoàn thiện brief. Dù vậy, mục tiêu, khách hàng và ngân sách vẫn là phần doanh nghiệp cần tự xác định.
Gửi brief để AT Marketing tư vấn và báo giá
AT Marketing nhận brief ở bất kỳ mức độ hoàn thiện nào: nếu còn thiếu, chúng tôi gửi bảng câu hỏi bổ sung và cùng bạn chốt phạm vi trước khi báo giá. Dịch vụ thiết kế website chuẩn SEO có giá từ 8 triệu; mức cụ thể phụ thuộc số trang, tính năng, tích hợp và mức độ thiết kế riêng.
Hãy gửi brief hoặc đặt lịch trao đổi qua trang liên hệ, hoặc gọi hotline 0586.757.555.
